為什麼學會開會，是職涯順遂的第一步？

讓我們先說的故事，

在以前，原始人們打獵前為了討論到時候要怎麼圍捕獵物，通常需要一個作戰會議。

如果有一個人可以很有效的貢獻團隊接下來的圍捕戰術，提升打到獵物的成功率，那這個人在組織裡面的地位自然會提高。

其實，我們一直都沒變。

為什麼要開會

延續前面的例子，大家需要一個作戰會議討論怎麼圍捕獵物，才能提升成功率而且不會被獵物攻擊。

今天把打獵換成你公司的業績目標，本質上是一樣的。你不會質疑為什麼會有這種會議，因為就是需要。

做工作中我們每天都在開會，在多數職場中，大家很容易覺得開會是一件浪費生命的事。

其實問題不在於會議本身，而在於會議的內容是否有效。

歷史上很多影響後世的大事件、大協議，都是一群人開會決定出來的，所以學習如何把會議開好，是投資報酬率很高的事情。

作為一個職場新鮮人，學會如何把會開好，會讓你的職涯發展順遂很多。

如何有效率的進行會議溝通

開會是必要的，但是如果沒有妥善管理，它可能變成一個吞噬時間的黑洞。

會議室裡資訊量很大，速度又快，新鮮人不容易在短時間內看清全局。

特別是在亞洲文化中，會議裡給新鮮人或後輩的發揮機會較少，很容易就形成老闆和高階主管在討論，新鮮人們整場都沒有發言的局面。

越沒有練習主導會議的經驗，靈活運用會議技能的時間軸就會拉得更長，連帶影響到職場新人整個職涯的成長速度。

有鑑於把開會開好對於年輕專業人士的重要性，我想這個主題很適合作為我們職場系列的開篇。

有效會議的要素

一個有效的會議溝通隱藏許多細節，我把它拆解出來讓你能一目了然：

• 會議底層邏輯
• 會議流程設計
• 利害關係人說服
• 取得一致共識
• 確認執行細節

這裡面又以理解「會議底層邏輯」最為關鍵，因為這是一個成功會議的基礎。

在這篇文章中，讓我們來解構會議底層邏輯的成分。

會議的底層邏輯

我們可以把會議底層邏輯分成 4 個步驟：

1. 理解 QbQ
2. 溝通流程
3. 主導會議節奏
4. 永遠有下一步

1. 理解 QbQ

QbQ 就是 Question behind the question，理解問題背後的問題。

假設今天主管發起會議，希望透過開會來推進團隊的工作進度。大部分職場新鮮人常犯的錯誤，就是覺得出席會議單純是工作的一部份，只要進入會議等主管來主導就好，而不是在開始前先思考，主管希望用會議時間解決什麼問題？

高手會這樣回答：

你需要意識到，主管們都背負了身上的業績目標，所以他問你的所有問題，都是『業績目標』這個大主題下的衍生問題。這就是他腦袋中的潛台詞，你的發言必須環繞著這個問題，討論才會有效。

這個道理放到外部會議也是一樣。

客戶可能告訴你他在找一個人資管理系統，但他沒說的 QbQ 可能是：

「我已經導入好幾個系統了，這個人資系統可以跟既有系統串接嗎？」

這時候如果你只是介紹你的系統有哪些功能和優點，沒有解決背後的問題，大概率會賣不出去。

比較好的方式是，在會議開始的前 5 – 10 分鐘，透過聊天的方式，盡量去觀察對方可能帶著什麼問題而來。

知道對方關注的核心問題之後，接下來就是精進溝通的流程。

2. 溝通流程

商業溝通講究效率，所以高手都直接說結論。

我在這件事情上面經歷過一段陣痛期，過去我在醫學院受到的訓練是科學論證，根據資料一步步推出結論，所以很習慣先講證據，再慢慢推導出結論。

但在商業會議上卻是倒過來的，因為時間有限，你必須馬上讓人抓住重點，他們才願意繼續聽下去。

你可以去讀麥肯錫的《金字塔原理》，厚厚一本書給了很多例子。我幫大家讀完，收斂成下面這張圖。

舉一個實際的例子你馬上就能理解：

高手會這樣回答：

注意到了嗎？有經驗的人會先說出他的結論，然後提出支持結論的關鍵論點。很多時候主管聽到第二層就足夠了，如果有必要可以再補充資料和案例應證你的主張。

我明白職場新鮮人可能有個心魔是，我直接講結論，會不會讓人覺得太武斷？

答案是，不會。

因為你的主管會期待，你身為最瞭解細節的人，可以直接給結論，同時給出有什麼狀況下你的結論會改變，比如前述例子的最後一句。

3. 主導會議節奏

在會議中，我們需要確保會議能夠持續推進。換句話說，我們不能讓會議陷入無休止的討論。這時候會需要一個人出來主導討論節奏，將會議帶往下一個階段。

一個有效主導會議的方式就是「問問題」。

例如前面你說明完你的核心資訊後，你可以問：「大家對於這個結論有什麼回饋？我有這 4 個論點可以支持它，你們有興趣先了解哪一個？」

問對問題很重要，問題會決定會議上每個人的思考方向。一旦你做了這個動作，會讓其他人很有安全感，因為你正在控制這場會議的節奏，而且他們會認為你很專業、準備充分。

4. 永遠有下一步

在會議結束時，我們需要確定會議的下一步。例如，我們在會議中決定了產品某個地方需要優化，下一步可能是指派誰會負責這些工作、完成時間、需要約哪些會議等。

如果沒有下一步，代表這場會議實際上沒有結束。

你可能也發現，下一步和會議的目的緊密相關。當你發現說不出接下來大家該做什麼，那就代表你的會議目標其實還沒有達到，

這時候你應該回到會議中再次確認，確保有下一步，再結束會議。

你也可以用這個方式隨時檢視會議有沒有離題，然後像前一個步驟說的，主導會議節奏，將討論帶回主軸。

總結

以上就是哈佛和麥肯錫的頂尖人才都在用的開會技巧，希望能幫助你提升會議效率，同時讓你更能在職場上被注意到。

所以下一步是：快將這些技巧用在你的下一場會議上，很期待聽到你的心得。

下一篇文章我會和大家分享，好的會議流程應該如何設計，來最大化解放會議效率！